【アポイントメント】 ビジネス英語をメールで簡単に書ける方法

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おすすめ オンライン英会話の選び方とは

 

ビジネス英語に限って言えば、

実はそんなに難しいルールはなく、

いくつかの簡単なポイントを押さえるだけで済みます。

ネイティブにも正確に伝わるを英文を書くために、

ネイティブにも正確に伝わる英文を書くために、

参考となる文を豊富に取り上げました。

ここにある英文を組み合わせれば、

仕事で必要な多くの英文はかけてしまいます。

Contents

ビジネス英文Eメール例文:面会の依頼

面談のアポイントをとることは数多くのビジネスシーンで重要かつ頻度の高いイベントの一つといえます。

なぜ面談を希望しているのかわかりやすく書きます。

相手に「会ってもよい」と思わせるには、相手のメリットをよくよく考える必要もありますが、この辺りは英語力というよりは、営業力がものを言う世界です。

この件について詳しくお話ししたいので、お会いする機会を設けていただけないでしょうか。

We’d like to ask for an opportunity to meet with you and discuss this further.

We’d like to ask for an opportunity~は丁寧な言い回しです。

依頼するときに便利で、会議などでもよく使われます。

弊社の製品のラインアップを見て頂きたいので、30分ほど都合をつけていただけますか?

I’d like to ask for 30 minutes of your time to show you our new product lineup.

product lineupの代用として、product line でもOKです。

来週の月曜日から金曜の何時でも構いませんので、お会いする時間はありますか?

Do you have time to meet with me anytime on Monday or FRIDAY of next week?

Do you have time to meet with me?のみでは曖昧すぎます。

提案する時は、日時などをある程度絞った方が相手には親切でしょう。

6月10日の午前中、もしくは11日の11時から4時までであれば大丈夫です。

I’ll be available on June 10 in the morning, and on June 11 from 11:00 to 4:00.

自分の都合を伝える時、I’m available は便利な表現。

I’m available at the following times : と書いてその後に開いている日時を書くのも分かりやすく、誤解を招きにくい方法です。

来週早々に、 ABC 社のマイクジョンソン氏と打ち合わせを手配してくれますか?

Could you arrange for a meeting with ABC’s Mike Johnson early next week?誰

アポイントを取るときには、自分で約束を取り付ける場合と、このように人に手配を頼む場合があります。

このような言い回しを覚えておくと便利です。

6月18日(火)の3時、あるいは6月20日(木)の2時に日程を設定してください。

Please set up an appointment Tuesday(June 18) at 3:00 or on Thursday(June 20)at2:00.

約束の日にち(曜日)、時間を書くときの前置詞の違いに注意しましょう。

また日本語ではで日にち(曜日)になりますが、な、英語では曜日(日にち)になります。

3月の月例営業会議の手配をしてください。

Please take care of all the arrangements for the monthly sales meeting for March.

take care of all the arrangementsは「全ての手はずを整える」「全て段取りをつける」ということ。

arrangementsは「(時間、場所、出席者などの)準備、手配」のことを指します。

Please arrange the meeting.でもOKです 。

monthly sales meeting「月例営業会議」。

ご承知の通り、8月の第2週は不在になります。8月10日の会議を引き受けてもらえますか。

As you know, I’ll be out of town in the second week of August, so could you take charge of the August 10 meeting?

could you take charge of~?は「~の世話人を引き受けてもらえますか」「担当してもらえますか?」の決まり文句。

take charge ofは「権力を握る」「しっかりと取りきる」など、かなりポジティブな言葉です。

日時を言ってくだされば、そちらのスケジュールに合わせます。

If you could give me a date and time, I’ll do my best to arrange my schedule around yours.

I can arrange my schedule around yours.のように、はっきりというのも良いでしょう。

相手への気遣いが感じられる、便利な言い回しです。

ビジネス英文Eメール例文:面会の承諾

ここでは、アポイント(会う約束)を受けたときの返信の仕方について解説をしていきます。

お会いできるのはこの上ない喜びです。

I would be more than happy to meet with you.

I would be happy to~は少しだけですが、偉そうな響きがあります。

I would be more than happy to~なら謙遜に聞こえますので、こちらを使いましょう。

お約束はできませんが、一度じっくりお話しするのも良いかと思います。

While I can’t make a promise, I think it would be good for us to sit down and talk.

sit down and talkは「膝を交えてじっくり話す」という決まり文句で、特に「座る」という意味はなく「じっくり」の意味になります。

既に座っている場合でも、

I don’t have time to sit and talk now.

「今はじっくりお話しする時間はありません」という表現はおかしくありません。

事務所にお越しいただきありがとうございました。

Thank you for offering to come to our office for a visit.

Thank you for coming~でも良いのですが、

Thank you for offering to come~にするととても丁寧な書き方になります。

他の表現としては、

We look forward to talking with you.

「お話しするのを楽しみにしていました」など。

しかし、来てもらっても意味がないのであれば、

But I’m afraid we are not interested in your products at this time.

「申し訳ありませんが、現段階では御社の製品には関心ありません」と言っても良いでしょう。

お会いするのを楽しみにしています。

We look forward to meeting with you.

We look forward to meeting you.なら「初めてお会いするのを楽しみにしています」の意味になります。

meetは、基本的には「初めて会う」という意味です。

弊社のホームページでは、以下のように地図をご覧いただけます。
http:// www.xxxxx/map

You can find a map your homepage here:
http:// www.xxxxx/map

初めて会社に来てもらう相手には、このように地図があることを明記しておきましょう。

こちらに着きましたら、受付で手続きをしてからエレベーターで直接10階までお越しください。

When you arrive, please sign in and take the elevator directory to the 10th floor.

sign inはリストや名簿などに名前を記入するときの表現として使われます。

ロビーの電話から232番にかけていただいて結構です。

You can call me at #232 from the telephone in the lobby.

You can call me~は「私に~の電話をかけていただいて結構です」

以外にも「~電話を下さい」など、様々な意味で使える言い回しです。

添付の地図をご参照ください。もし迷うようであれば、電話をしていただけますでしょうか。

Please refer to the attached map. If you have trouble getting here, please give me a call.

地図を添付するときの言い回しです.

have trouble~ingは「~するのが大変である」「~するのが難しい」「~するのに苦労する」という意味になります。

 

ビジネスシーンでは相手の依頼や要望に応えることができない場面がたびたびあります。

そんなとき、取引先や目上の方に対して、断りのメールを送るのは勇気がいるものです。

ましてや英語でとなると、どのような表現を使うべきか頭を悩ませる方も多いのではないでしょうか。

ビジネス英語におけるお断りメールの書き方について解説します。

申し訳ありませんが、お会いできる時間がありません。

I’m afraid We don’t have time to meet with you.

この文には「本当は会いたいのですが、今は時間がありません」というニュアンスも含まれています。

相手は次回の約束を取り付けようとするはずですので、それを踏まえて活用しましょう。

申し訳ありませんが、現段階で御社の製品を考える状況にはございません。

I’m sorry, but we’re not in a position to consider your products at this time.

会社からの視点で、「~する財政的な状況にはない」という意味合いが強い表現。

「 すなわちお金がない」ということです。

I’m not in a position to make a decision on this issue now.

であれば、「私は今、この件について決定を下す立場にはありません」という意味になります。

あいにくですが、大変忙しいので、当面はお会いできません。

Unfortunately, I will be too busy to meet with you for the foreseeable future.

the foreseeable futureは曖昧な表現で、実際の期間は示されていません。

本当に合う石があるのであれば、

Unfortunately, I will be too busy to meet with you until October.

「あいにくですが、10月まで忙しいのでお会いできません」のように具体的に記述を記載した方がいいでしょう。

もし資料などお送りいただけましたら、御社の製品について考えさせてもらいます。

If you could send us information, We would be happy to consider your products.

ビジネスチャンスはどこに転がっているか分かりません。

きっぱり断ってしまうよりも、情報を見てから決めるのも一つの手です。

怪しい相手でなければ、いずれは資料を送ってくれるでしょう。

ビジネス英文Eメール例文:日時の調整

多国籍なメンバーを集める会議では、参加者の日程調整のメールも、当然、英語ですよね。

そのようなメールはさらっと済ませて、資料の用意や思考に時間を費やしたいものですが、候補日程を挙げて参加者の日程をすり合わせ、開催日程を決定して会議の案内を発信という一連の流れに、「英語」で手間取ってしまうことはありませんか?

実際のビジネスシーンに通用する、日程調整&会議案内の英文メールのリアルな文例をご紹介します。

1月7日の3時半に、そちらの事務所でよろしいですか?

Would January 7 at 3:30 at your office be okay for you?

okay for youの代わりにconvenient for youでも構いません。

また日本では15時30分や18時のような24時間製の表記をよく用いますが、英語では3時30分や5時のように12時間制の表記を用います。

勘違いされる心配がないのは12時間制です。

申し訳ありませんが、3時30分は予定が入っています。5時以降であれば大丈夫です。

I’m afraid I’ll be busy at 3:30, but I will have time from 5:00.

at 3:30は3時30分現在という意味ですが、from 5:00であれば、5時以降ということになります。

ご提案していただいた3月10日の5時からは、私も空いています。

The time you suggested, 5:00 on MARCH 10, will be fine for me.

~fine for meは自然の英語ですが、will 5:00 be fine for you?にすると、

不自然な英語になります。

この文には「前々から問題はない」という意味合いがあるので、「5時はあなたにとっては全く大丈夫ですか?」のように聞こえてしまうのです。

もし普通に尋ねたいのであれば、

Would 5.00 be fine for you?にすればよいでしょう。

申し訳ありませんが、5月第2週のスケジュールは未定です。

I’m afraid my schedule for the second week of May is still up In the air.

up In the airは「(宙)に浮いている」ような意味で、要するにまだ決定していないということ。

up In the airの代わりにundecidedでもOK です。

スケジュールが確定したらすぐに連絡します。

I’ll get back with you as soon as my schedule firms up.

get back with youは「また連絡する」という意味。

I’ll get back to you.でも OK です。

firm upは「固まる」の意味で、

My travel plans will firm up next week.

なら「来週には旅行の予定が固まります」になります。

ビジネス英文Eメール例文:アポイントの完了

アポイント承諾のメールを受け取った場合、お礼とともに日時の確認を必ず行うようにしましょう。

お願いした本人が忘れることはなくても、先方はうっかり忘れてしまうことも考えられす。

そのため、日時を盛り込んで印象づけることが大切です。

御社のオフィスで、8月19日の5時にお目にかかるのを楽しみにしています。

We look forward to seeing you on August 19 at 5:00 at your office.

この言い回しは「楽しみにしている」ことを伝えるだけの表現ではありません。

打ち合わせの詳細を確認する場合にも使える優れもの。

もし、お互いの間に誤解があれば、事前に防ぐこともできます。

必ずや実りの多いミーティングとなるでしょう。

I’m sure We will have a very fruitful meeting.

「実り多い」の表現としてfruitfulの他に使われるのは、

rewarding、worthwhile, productive, beneficialなど。

これはmeetingなどによく使われ、

We had an unproductive meeting.

なら「役に立たない会議でした」となります。

弊社の経費削減の新サービスについてお話しできるのが楽しみです。

We’re excited to be able to tell you about our new cost-cutting service.

We’re excited to tell~でも大丈夫ですが、

to be able to tell~には「(あなたが)許してくれたので~できる」のニュアンスがあり、感謝の気持ちがこもった表現になります。

わざわざ会っていただき、ありがとうございます。

Thank you for your willingness to meet with us.

日本人の英語の誤解の一つに挙げられるのが、willing。

「喜んで」と思われることが多いですが、実は「わざわざ」というニュアンスの強い言葉。

Thank you for your willingness toは「大変だと思います」「わざわざ」という意味合いがあり、とても丁寧な表現です。

ビジネス英文Eメール例文:キャンセル・予定変更

ビジネス英語で会議の時間や場所を変更したり、会議の中止(キャンセル)を伝えるメールを送る時に使えるフレーズ、例文をご紹介します!

英語で会議の開催メールを送った後で、会議の時間や場所が変更になったり、人数が集まらずに中止に。

会議の変更のお知らせは、なるべく早く送りたいですよね。

申し上げにくいのですが、健康上の急な問題が起きましたので、ミーティングを延期しなければなりません。

I’m afraid I need to put off our appointment due to a health emergency.

due to~は「~の結果」「~が原因で」「~のため」という意味で、

because of~ や owing to ~と同じように使われます.

due to the heavy rain「大雨のために」。

due to the traffic accident「 交通事故の結果」。

個人的な急用のため、申し訳ありませんが、ミーティングの延期をお願いせざるを得ません。

Due to a personal emergency, I’m afraid I’ll have to ask if we can postpone our meeting.

a personal emergencyが「個人的な急用」で、

「会社の急用」は a work emergency。

また、原因がはっきり言えない場合にはDue to an emergencyのように曖昧に言うこともできます。

ask if we can~は「~ができるかどうかを尋ねる」という意味です。

代わりに金曜日の3時にお会いできますか?

Do you think we could meet on Friday at 3:00 instead?

instead「代わりに」という意味。

何か別のことを提案する時によく使われます。

もし予定を2時間ほど前倒しにして、10時でよろしければ6月6日で問題ありません。

If we could move the time ahead by two hours to 10:00, June 6 will be no problem.

move the time ahead by~「~ほど(だけ)、前倒しにする」という決まり文句。

move the time ahead to 10:00のように、提案時間を直接伝えることも可能です。

急な変更をお詫びいたします。

Please accept my apology for this sudden change.

I’m sorry for this sudden change.でも大丈夫ですが、

Please accept my apology for はより真剣な謝罪を意味しています。

この件で、そちらにご迷惑かからなければ良いのですが。

I hope this doesn’t cause too much of an inconvenience for you.

~ not cause an inconvenient for you もよく使われる表現。

~ not cause too much of an inconvenience for youの方が

「迷惑は重々承知しています。ひどい状況でなければよろしいのですが」というニュアンスが出ます。

この件でご迷惑をおかけすることは承知しておりますが、ご理解いただければ幸いです。

I know this is an inconvenience for you, but I would greatly appreciate your understanding.

understanding には「苦しい状況での思いやり」のような意味合いがあります。

何かありましたらお知らせください。できるだけ柔軟に対応いたします。

Please let me know if anything comes up, and I’ll try to be as flexible as possible.

something comes upは、「何か(問題が)起こったら」の意味。

If something comes up, Please let me know.

は「何かありましたら教えてください」の定番表現です。

日時の変更が必要であれば、遠慮なくご連絡ください。

Don’t hesitate to let me know if you need to change the date or time.

Don’t hesitate to~「遠慮なく~してください」という非常に便利な定番表現。

Don’t hesitate to call me.

「遠慮なく電話してください」

Don’t hesitate to ask me anything.

「何でもお聞きください」など、様々なシチュエーションで使いまわすことができます。

お忙しいのは承知していますので、土壇場で予定を変更されたとしても、その事情を理解いたします。

I know you’re very busy, so I’ll understand if you need to make last-minute changes.

I’ll understand if you~は「もしあなたが~しても、理解するつもりです」という意味。

「たとえ~をしても怒りませんよ」というメッセージを伝えたいときに使えます。

午前中にお電話ください。電話で時間を調整しましょう。

Perhaps you could call me in the morning, and we can arrange a time on the phone.

Perhaps you could~は、とても丁寧な依頼表現。

you could call me in the morning~だと、

「午前中に電話をするというやり方もありますよ」のように軽い提案の言い方になります。

ビジネス英文Eメール例文:面会後の対応

礼儀として大切なものであり、今後の関係性を保つ、または良くするためにも正しい英語でお礼を言いたいものです。

しかし、どのように書いたらいいのでしょうか?

相手に失礼にならないようにシッカリとお礼を書くことでとてもいい印象を与えます。

昨日のミーティングには満足いたしました。

I felt really good about our meeting yesterday.

feel good about~は、「~について満足している」の意味になります。

昨日のミーティングで、大きく進展できたような気がします。

It seems that we made a lot of progress at our meeting yesterday.
It seems that~は遠慮がちに意見をいう場合に使えます。

遠慮なく言うのであれば、

we made a lot of progress.

「私たちは大きく進展しました」とストレートに言いましょう。

The project was not a success.

「プロジェクトは成功でありませんでした」を遠慮がちに言えば、

It seems that the project was not a success.

「プロジェクトは成功とは言えない気がします」となります。

昨日は多くの時間を割かせてしまったことをお詫びいたします。ただ、多くのことを達成できました。

I’d like to apologize for taking so much of your time yesterday, but I think we accomplished a lot.

「お詫びする」にはいろんな言い方があります。

I apologize for~ でも問題はありませんが、

I’d like to apologize for~の方が「言葉だけでは十分でないことは分かりますが」のニュアンスが含まれており、より心のこもった謝罪になります。

昨日はわざわざお会いいただき、ありがとうございました。

Thank you for taking the time to meet with me yesterday.

Thank you for meeting with me yesterday.と表現することもできますが、

taking the time to~にすると「わざわざ時間を取って頂き」というニュアンスが出ます。

ディスカッションの要件を添付しています。

I have attached a summary of our discussion.

I’m attaching a summary of our discussion.でもOKです。

英語圏では会議の要約をする人の方が有利という風潮があります。

会議の最後に Let me write up summary and send it to you.

「私が要約を書いてお送りします 」と言って、自分から率先してようやくするのも良いでしょう。

添付の議事録を見て、何か私が誤解しているところがあればお知らせください。

Please review the attached minutes from the meeting, and let me know if I have misunderstood anything.

長時間にわたる会議をまとめ、要約を書くのは大変な仕事です。

自信がなかったり、他の人の意見を聞きたいと思ったりする場合には、こういった文を付け加えましょう。

私たちは次の三つの主要ポイントには対応できたと思います。

I think we covered the following three main points:

:の後に、First ~、Second~、Third~、のように整理して書けば、受け取った人にわかりやすい内容となります。

基本的な合意に達することができ、嬉しく思っています。

I’m glad that we were able to reach an agreement.

I’m happy that we were able to reach an agreement.でもほぼ同じ意味ですが、

I’m glad~の方が「ほっとしている」ニュアンスをより強く表現することができます。

お送りする約束をしていた資料を添付します。

I’ve attached the information I said would send.

日本人にとって「約束する」にはpromiseが一番しっくりくるかもしれません。

しかし、promise は日本人が思っているよりもずっと強い意味です。

日本語のままに

I’ve attached the information that I promised would send.にすれば

「送ると誓った資料を添付しています」になり、受け取った相手を驚かせてしまうかもしれません。

添付書類は、お送りすると話していた書類3点です。

Attached are the three documents that I told you about.

Attached are~は、「添付書類は~」という意味です。

手紙であればEnclosed are~「同封書類(物)は~」を使います。

必要な資料がありましたら、お知らせください。

If there’s any information you need from me, please let me know.

If there’s any other information you need from me~のように、

otherを入れると、「これ以外の必要な資料」の意味に変わります。

何か忘れていたり、見逃してていたりすることがありましたら、教えてください。

If I have forgotten or missed anything, could you please remind me?

If I have forgotten or missed anything~が現在完了形<have(has) + 過去分詞>であることに注意しましょう。

つまり、過去から現在まで「忘れている」あるいは「見逃している」ということ。

これは便利な言い回しですから、そのまま覚えてしまいましょう。

remind meを直訳すると「思い出させる」の意味。

Thanks for reminding me.

「思い出させてくれてありがとう」は、口語的に言うと「あ、そうでしたね」ということです。

コラム  promiseはかなり多義的!

日本語の「約束」は、非常に重大な約束から待ち合わせの時間の約束まで、幅広いシチュエーションで使える言葉です。

しかし英語のpromiseはもっと多義的。

例えば契約に近いニュアンスも含んでいるため、

I made a promise with ABC.と部下から報告を受けた場合、

上司は「なぜ最初に私に言わないんだ」と叱責するかもしれません。

また You broke your promise.であれば言外に「大嘘つき」と言ってることになります。

会ったことを伝えたいのなら、 I made an appointment with ABC.

と表現しましょう。

まとめ:英語のメールで実践しよう!

いかがでしたでしょうか。

ここで記載した例を利用して、また組み合わせることで実践の場面で先ずは書いてみましょう!

シッカリとした英語を使っていれば失礼にはならないので心配無用です。

場面に応じて使えるようにあらかじめ練習しておくとよいと思います。

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ABOUTこの記事をかいた人

Green

物心つかない頃より近くのカトリック教会の神父さんに英会話を習っていました。 仕事、子育てをしながら、英語教育に取り組んできました。 帰国子女である母が学習塾をしていましたので、その仕事を引き継いでいます。 英語を覚えることで世界が広がる可能性もあります。 英語の武器の記事を読んで英語学習のきっかけにしてもらえれば幸いです。 よろしくお願いいたします。