【ビジネス英語】『出張』の簡単なライティング方法

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出張が決まったら相手先に日程を連絡し、場合によっては宿泊先や空港への送迎など現地での様々な手配を事前にお願いする必要があります。
文章だけでコミュニケーションを図るため、ちょっとでも間違ったことを書いてしまったら、それがそのまま伝わってしまいます・・・。
今回は、特にビジネスシーンで恥をかかないための「出張」に関連する表現を網羅して、ご紹介したいと思います。

① 出張の依頼

    ⇓

② 出張の準備

    ⇓

③ 出張の出迎え

    ⇓

④ 出張の到着

    ⇓

⑤ 出張のお礼

   
① 出張の依頼

出張の手配を依頼する場合に使える英語表現をご紹介します。

もしよろしければ、この件について直接お会いして話せればと思っています。

If you don’t mind, I think it would be better if we met face to face to discuss this.

If you don’t mind~は「よろしければ」の定番表現。

meet face to face は「直接会って話をする」の意味です。

はっきりと伝えていませんが、自分が相手の所に行くというニュアンスがあります。

シカゴから帰る前の5月に、御社の工場を訪問することはできますでしょうか?

Do you think I could visit your factory before coming back from Chicago in May?

Do you think I could~?は「私は~することができると思いますか、

すなわち「~しても良いでしょうか?」という控えめな文になります。

もしご迷惑でなければ、御社の工場の視察旅行を設定したいと考えています。

We would like to set up an inspection tour of your facility, if you don’t mind.

set upは「アレンジをする」「設定する」の意味で、大勢の人が参加する時に使う言葉です。

an inspection tour「視察旅行」。

もしご面倒でなければ、11月末に御社に伺いたいと思っています。

I have time to visit you at the end of November, if that’s convenient for you.

if that’s convenient for youは「ご迷惑でなければ」「ご面倒でなければ」の意味で、

ビジネスメールなどでよく使われる言い回しです。

② 出張の準備

出張先での仕事をスムーズに行えるよう、いずれに関してもしっかり行っておきましょう。

宿泊先を自分で手配するか、どのような宿泊施設に泊まれるかは企業によって異なります。

日本の地元であれば、さまざまな不測の事態が生じてもなんだかんだとうまいこと対処できるものですが、言葉も満足に通じない海外だとそうはいきません。

だからこそスケジュールはあらかじめしっかりと調整しておく必要があります。

それでも予期せぬ事態が生じることがありますのが、そのような時は慌てずに対処するようにしましょう。

ホテルの予約や交通手段でサポートが必要であれば、是非お知らせください。

If you need any help with hotel reservations or translation, please let us know.

If you need help with~でも自然ですが、anyを入れるだけで「少しでもお役に立てることがありましたら」というニュアンスが強くなります。

空港へお迎えに行きましょうか?

Would you like for us to pick you up at the airport?

直訳すれば「私たちに迎えに来てほしいですか」ということ。

すなわち、「~しましょうか」という提案の文です。

Would you like for us to reserve a hotel room for you?であれば「ホテルのお部屋を予約しておきましょうか?」の意味になります。

必要であれば、あなたの滞在期間中のホテルや交通手段を取り計らいます。

If necessary, we can make all the hotel and translation arrangements for your stay.

make arrangementsは「取り計らう」という意味。

If necessary, we can~は「必要ならやりますよ」というニュアンスで、「喜び勇んで」というような気持ちの強さは打ち出されていません。

ここにいらっしゃる間、より快適にお過ごしいただけるよう、できることがありましたら遠慮なくお知らせください。

Please don’t hesitate to let us know if we can do anything to make your visit more comfortable.

やや社交辞令のニュアンスがありますが、よく使われる決まり文句です。

ご迷惑でなければ、御社から近い距離のホテルをご推薦いただけますか?

If you don’t mind, could you recommend a couple of hotels near your office?

取引先に対して丁寧に依頼する文。

If you don’t mindは必須です。

そちらの街にはなじみがありませんので、空港まで出迎えていただければ、大変ありがたく存じます。

I’m not familiar with your city, so if you could pick me up at the airport, that would be great.

If you could~,that would be great.はよく使われる丁寧な依頼表現です。

押しつけがましさもありません。

コラム ホテル代を奢ることになる!?

インターネットの時代であっても、交通の便が良くても値段も手頃なホテルを選んであげられるのは、日本にいればこそ。

お客様が出張に来る時は、「私がホテルを予約しておきましょう」と伝えておきたいものです。

しかしそこで書きがちなのが、 I would like to help with your hotel. という文。

実はこれ、「ホテル代は私がお支払いします」という意味なのです。

このようなちょっとしたすれ違いは、後々誤解を生みかねません。

そのつもりがなければ、 I would like to help you make hotel reservations.を使いましょう。

③ 出張の出迎え

出張で来日するお客様のお迎えは、ビジネスにおいてとても重要な場面です。

お迎えの際の第一印象やお見送りの際の印象で、今後のビジネスが決まるといっても過言ではありません。

お名前を記したサインを持って、 B 出口でお待ちしております。

I’ll be waiting for you at Exit B with a sign with your name on it.

I’ll be waiting ~は未来進行形で「(未来のその時間に)待っている」という意味です。

最後のitはa signのことで、「あなたの名前が書かれたサインを持って」ということになります。

この場合のサインとは大げさなものではなく、自分の存在を知らせるための、相手の名前を書いた紙のようなものです。

立入制限区域を出た後、すぐに030-111-555 に電話をいただけますか?

As soon as you exit the restricted area, could you call me at 030-111-555 on your cell phone?

この場合のrestricted areaは「空港内の一般人の立ち入り制限区域」の意味。

「携帯で私に電話をする」は call me by your cell phone, call me with your cell phoneなどがありますがcall me on your cell phone が一番よく使われる言い回しです。

添付した説明書をプリントアウトし、タクシーの運転手に渡してください。

Please print out and hand the attached instructions to the taxi driver.

招待したお客様に、こちらで用意した説明書を送付するのはよく使われる方法です。

初めての地に足を踏み入れる人も不安が軽減されるでしょう。

空港からこちらへ来るまでに何か手助けが必要でしたら、電話を下さい。私がタクシーの運転手に話をします。

If you need any help getting here from the airport, please call and I’ll talk to the cab driver.

タクシーの運転手に直接指示をする方法で、これも便利に使える文です。

ただ、相手の携帯電話が日本でも使えることが前提になっています。

④ 出張の到着

海外出張を命じられる……花形ですね。

期待されている証拠です。

それだけに、緊張しますよね!? メールや電話で、連絡が取れるとはいえ、 何かあってもすぐに応援が来るというわけにはいきませんから……。

昨夜遅くこちらに到着し、ホテルに着きました。明日の朝9時30分にお会いしましょう。取り急ぎ、ご連絡まで。

This is just to let you know that I arrived late last night and made it to my hotel. I’ll see you at 9:30 tomorrow morning.

This is just to let you know that~は、日本のメールにも頻出する「取り急ぎ、ご連絡まで」にあたる文です。

This is just to say thanks.であれば「取り急ぎ、お礼まで」となります。

無事にこちらに到着されたとの連絡を受け、ほっとしています。時差から早く回復されると良いですね。

I’m glad to hear that you arrived okay, and I hope you make a quick recovery from jet lag.

「時差から回復する」にはいくつか表現があります。
recover from jet lag、make a recovery from jet lag、あるいは quickly make a recovery from jet lag でも OK です。

早く時差から回復してくださいね。明日それほどお疲れでなければ良いのですが。

I hope you get over your jet lag quickly and aren’t too tired tomorrow.

too tiredは「あまりにも疲れる」の意味。

I’m too tired to attend the meeting.なら、「疲れているので会議に出席できない」という意味です。

とてもお疲れであれば、午前中の会議を遅い時間にずらすこともできます。

If you’re too tired, we can delay the morning meeting until later in the day.

later in the dayは「その日もっと遅い時間」の意味で、ビジネスアワーから考えると、16時、17時というイメージでしょうか。

later in the weekであれば木曜日か金曜日。

later in the yearは秋辺りを指しています。

しかしこれは人によって差異があるため、確認を取る必要があるでしょう。

⑤ 出張のお礼

出張先で取引先や社外の人にお世話になったら、お礼メールを送って感謝の気持ちを伝えましょう。

ただし、形式的すぎる文面だと気持ちが十分伝わりません。

具体的なエピソードを添えて書き記すと温かみのある文面にまとまります。

ここでは、出張時にお世話になった取引先や社外の人に送るお礼メールの書き方やマナーについてお伝えします。

営業先や協力してくれた相手に送るときの文例も紹介するので参考にしてくださいね。

わざわざ弊社にご訪問いただき、ありがとうございました。

Thank you so much for taking the time to come to visit us.

これはお客様が帰った後のメールに書くこともできますが、口頭の挨拶としても使うことができます。

今後取引の可能性について、直接お話する機会がありましたことを感謝します。

We appreciated the opportunity to talk with you directly about possibly doing business together.

do business togetherは「取引をする」の意味。

Let’s do business together.なら「何か協力できる企画を考えましょう」というニュアンスが出ます。

今回のご訪問が、必ず実りある関係のきっかけとなりますことを確信しています。

I’m sure your visit will mark the beginning of a fruitful relationship.

mark the beginning of~は、「~きっかけとなる」「~端緒を開く」という意味になります。

広範な問題について話し合った結果、いくつかの懸念を解決することができて大変嬉しく思います。

I’m glad we were able to talk about a wide range of issues and clear up some things.

I’m glad we could~もI’m glad we were able to~と同じ意味ですが、後者のほうが真剣な思いが強く、「ようやく~することができた」というニュアンスが伝わります。

今回の出張は、大変に価値があったと感じています。

I feel that my trip was very worthwhile.

tripは「出張」のこと。

worthwhileは「時間や労力をつぎ込む価値のある」「やりがいがある」という意味です。

例えば、「取り組む価値のあるプロジェクト」だと伝えたい時は、a worthwhile projectと表現しましょう。

あなたやご家族と過ごした時間は大変楽しかったです。

I really enjoyed spending time with you and your family.

アメリカなどではお客様を自宅に招待し、家族に紹介することは珍しいことではありません。

You have a wonderful family.

「素敵なご家族ですね」

Your home and your family are beautiful.

「あなたのお家もご家族もとても素晴らしいですね」と言ったように褒めるのも良いでしょう。

素敵なレストランに連れて行っていただき、ありがとうございました。お食事も会話もとても素晴らしかったです。

Thank you for taking me to such a nice restaurant. Both the food and the conversation were wonderful.

仕事のお礼ばかりでなく、このようなプライベートのお礼も忘れないようにしましょう。

ワンダフルがはconversation からfoodまで、あらゆるものに仕える形容詞です。

私に示していただいたご親切に恩返しができますよう、いつの日にかこちらへいらっしゃることを願っています。

I hope that you can visit us here someday so I can repay the kindness you showed to me.

soはso that~の that を省略した形で、「~ができるように」という意味。

repayは直訳すると「払い戻す」ですが、ここでの意味は「恩返しする」ということになります。

I look forward to the opportunity to repair your kindness.

「あなたのご親切に恩返しができる機会を楽しみにしております」はよく使われる表現です。

まとめ

海外出張はビジネスマンにとって緊張するものの楽しみな仕事のひとつだと思いますので、無事に仕事を果たして来られるように前もって準備をしておくのは大切なことです。

また一口に海外出張と言っても、アジア圏なのか、欧米なのかなど行き先によって関係する事柄や気をつける事柄が全然違ってきますので、その国のことをきちんと調べて対策を練りましょう。

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Green

物心つかない頃より近くのカトリック教会の神父さんに英会話を習っていました。 仕事、子育てをしながら、英語教育に取り組んできました。 帰国子女である母が学習塾をしていましたので、その仕事を引き継いでいます。 英語を覚えることで世界が広がる可能性もあります。 英語の武器の記事を読んで英語学習のきっかけにしてもらえれば幸いです。 よろしくお願いいたします。